Você sabe como evitar demora no relatório fotográfico?

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O relatório fotográfico é um elemento essencial no acompanhamento de obras na construção civil. Isso porque, com ele, é possível acompanhar as etapas do empreendimento, a evolução, os imprevistos e inúmeros outros detalhes. Esse elemento é imprescindível para qualquer profissional da área, seja um engenheiro, arquiteto ou a própria construtora, já que ele está atrelado às vistorias.

A incorporação de fotos no laudo de visitas permite o registro de todas as minucias de um projeto que provavelmente passariam despercebidas durante a visita, onde numerosos itens atraem nossos olhares. Além disso, é um modo fácil e rápido de registro.

Sabendo da importância do relatório fotográfico, da credibilidade conquistada por meio dele e conhecendo a rotina atribulada dos prestadores de serviço, que estão sempre produzindo documentos, é importante saber como evitar demora no relatório de obras.

Se você ainda tem dúvidas sobre como implementar este processo de modo eficiente, veja a seguir o que realmente é esse documento, quais os benefícios de produzi-lo rapidamente e como evitar demora no relatório fotográfico. Boa leitura!

O que é um relatório fotográfico?

O relatório fotográfico é um processo onde o responsável pelo acompanhamento da obra (ou empresas terceirizadas contratas especificamente para o serviço) fotografa detalhes e especificações do processo construtivo, fazendo observações em relação ao cronograma, uso adequado de materiais, utilização de equipamentos de segurança pelos operários, entre outros.

O resultado desse procedimento é um documento com fotos e anotações com todas as etapas da obra, do começo à entrega, afim de consultá-lo em caso de dúvidas, como alteração no projeto original. Outra função é a “prestação de contas” de serviços já realizados, principalmente quando o profissional conta com alguma tecnologia online que permite o compartilhamento do parecer.

Quais são os benefícios de produzir um relatório fotográfico rapidamente?

Como você já sabe, a vistoria de obras é fundamental para garantir a qualidade da construção, assim como para se manter dentro do prazo e do orçamento. Esse procedimento, quando uma das etapas da obra é finalizada, costuma demorar, em média, cinco dias. Porém, com utilização do registro e documentação fotográfica, o tempo cai para um dia.

Tendo o relatório fotográfico em mãos, os profissionais envolvidos podem consultá-los a qualquer momento para tirar dúvidas, verificar se está tudo dentro dos conformes e, se necessário, solicitar correções o quanto antes. Tal prática pode melhorar consideravelmente a comunicação entre a equipe responsável pela obra.

Outro benefício é que o documento serve como prova visual. Com um relatório fotográfico, você constata rapidamente para o cliente a finalização de serviços, o qual efetuará o pagamento em relação aos trabalhos prestados. Assim, a empresa diminui o tempo de obtenção de lucros.

Como evitar demora no relatório fotográfico?

Agora que você já sabe o que exatamente é um relatório fotográfico e quais são os benefícios de produzi-lo com agilidade, confira nossas dicas sobre como evitar demora do documento e aplique na empresa!

1. Saiba previamente tudo o que deve constar

Antes de dar início ao relatório, faça uma lista de tudo o que deve conter nele. Assim, você vai a campo já sabendo de todas as informações que precisa coletar e não corre o risco de ter que voltar ao local para conferir algo que passou despercebido, desperdiçando o seu tempo.

A primeira coisa a levar em conta é o motivo pelo qual o conteúdo será criado. Sabendo a sua finalidade, você terá um norte para desenvolver os próximos passos. Este laudo pode servir, por exemplo, para compartilhar informações com a equipe ou demonstrar o progresso do projeto para o cliente.

Delineie e escreve todas as informações que constarão no documento, separe as fotos mais relevantes e arrume de modo que fique coerente e coeso. Lembre-se que todo relatório deve contar data, o local fotografado, o que foi (ou deveria ser) executado, entre outras disposições particulares de cada obra.

2. Faça registros confiáveis

Obviamente, o recurso mais importante desse tipo de documento são as fotos. Porém, todas as informações relevantes devem ser escritas e posicionadas juntamente com as imagens. Ambos os itens devem conter o máximo de detalhes possível, mas de forma objetiva. Fazer isso no momento de fotografar pode ser um desafio, nesse caso, talvez seja uma boa ideia contratar um fotógrafo profissional.

Alguns aplicativos permitem que o responsável pela obra adicione comentários e marcações diretamente nas imagens, permitindo que toda a equipe visualize quando necessário.

Lembre-se que todo o conteúdo presente do documento devem provar a concretização de um serviço bem-feito. Dessa forma, produza o laudo por meio de fatos e informações relevantes, corretas e atuais, nunca baseadas em opiniões pessoais.

3. Crie um modelo

Ao existir um modelo de relatório fotográfico a ser seguido, o cotidiano da equipe que faz vistorias em obra será muito mais simples e ágil. A partir da delimitação de atividades pelo gestor da equipe, bastará aos outros funcionários apenas seguir o padrão, sem perder tempo pensando em como apresentá-lo.

Como cada empresa e obra possuem suas particularidades, é provável que existam diferentes modelos, com campos distintos a serem preenchidos e com uma quantidade e tipo de fotos ideais para mostrar os detalhes necessários.

De qualquer forma, independentemente se forem usados softwares ou os profissionais optarem por realizar a tarefa manualmente, todo laudo deve conter espaço para a inserção de anotações em texto, ou seja, legendas, para dar informações mais apuradas a cada imagem. Além disso, é necessário que todos contenham título, identificação do cliente, data que cada imagem foi registrada e quem fotografou.

Para quem ainda usa ferramentas como Word e Excel, o ideal é manter um padrão de nomeação dos arquivos e salvar sempre no mesmo local. No momento de compartilhar, o profissional pode escolher gerar um arquivo PDF e enviar aos interessados ou criar um link para compartilhamento, o qual permitirá anotações no documento, mas sem edição do conteúdo.


4. Utilize a tecnologia para facilitar o trabalho

A tecnologia é uma grande aliada no momento de realizar vistorias e formular relatórios fotográficos. Isso não é apenas porque estamos sempre com smarthphones capazes de tirar ótimas fotos.

Atualmente, existem diversos aplicativos capazes de organizar as imagens e anotações de forma profissional, adicionando localização GPS e assinatura digital, por exemplo. A maioria deles também permite compartilhamento dessas informações em tempo real com outros integrantes da equipe.

Hoje, é possível também fazer vistorias por meio de tours virtuais, produzidos com imagens em 360°. Além de passar mais confiança para o cliente, que pode ver a obra do próprio computador, reduz custos de deslocamentos para tirar possíveis dúvidas e disponibiliza mais detalhes, facilitando a tomada de decisões, por exemplo.

Se os funcionários da empresa ainda vão até a obra com um formulário de anotações e uma câmera fotográfica, está na hora de pensar em adotar algumas tecnologias. Com tal atitude, não terá a necessidade de o profissional passar tudo a limpo e fazer impressões ao chegar ao escritório — o que agilizará (e muito!) o processo.

 5. Conte com parceiros adequados

Em meio a correria de uma empresa de construção civil, muitas vezes fica difícil manter a excelência em todos os quesitos. Nesse caso, quanto aparecerem dúvidas sobre o assunto, procure profissionais e empresas qualificadas e especializadas em relatório fotográfico.

Claro que equipar os funcionários com um bom smartphone é um bom começo, mas ao contratar uma empresa de qualidade, ela contará com diversos profissionais, engenheiros e arquitetos com olhares apurados, equipamentos de ponta e softwares desenvolvidos especialmente para o processo.

Com tudo isso em mãos, a empresa terá um parecer produzido de forma ágil e um sistema de gerenciamento, muitas vezes com um técnico à disposição, o qual preencherá checklists, anexará fotos, colherá assinaturas e, posteriormente, enviará tudo pronto para os interessados. 

6. Estabeleça uma rotina

Para que um relatório seja rico em informações e sirva como material de consulta e comparações no futuro, é necessário que as fotografias sejam feitas regularmente, dependendo da complexidade da obra. Alguns profissionais optam por tirá-las diariamente, outros uma vez na semana e ainda há quem fotografe apenas na finalização de cada etapa.

Estabeleça uma frequência e o número de horários (e quais serão eles) antes de começar a documentação. A recomendação é fotografar todos os detalhes e estágios da construção. Vale também definir as ocasiões excepcionais para produzir imagens, como quando é ocorrido um imprevisto. Mantendo uma rotina, a empresa fará com que o relatório seja uma das principais formas de avaliar o processo construtivo.

Você já sabe como evitar demora no relatório fotográfico, então, não tente agilizar o processo mais ainda pulando etapas. Lembre-se de tirar um tempo para revisá-lo — desde as informações até a ortografia. Uma dica é não realizar a tarefa logo após a finalização, pois a tendência é que você se perca durante a leitura e deixe alguns erros passarem despercebidos.

Portanto, deixe para revisar no dia seguinte ou algumas horas depois. Faça um checklist para conferir a data, a grafia dos nomes dos profissionais, se as legendas estão adequadas e se o conteúdo apresenta uma ordem clara e lógica. Compartilhe o documento apenas após a checagem.

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