Conheça os 4 passos para administrar o contrato de locação

O gestor de uma imobiliária está muito feliz ao perceber o crescimento da sua empresa. Lembra-se com carinho do início dessa história, quando a imobiliária se resumia em uma sala pequena com apenas dois funcionários: ele e o sócio. Junto ao progresso, veio também o aumento das demandas internas, e o gestor se preocupa com a falta de organização em algumas delas, como no contrato de locação.

Sem dúvida, a administração de inúmeros contratos de aluguel não é uma tarefa fácil. Porém, com as sugestões que daremos neste artigo, temos certeza de que não será mais um processo tão assustador. Vamos às dicas!

Como administrar um contrato de locação com eficiência?

A falta da gestão contratual gera prejuízos para a imobiliária. Entre os danos, podemos citar as penalizações tributárias, as multas, as ações judiciais, os custos financeiros e a queda na reputação do negócio. Por isso, esse gerenciamento precisa fazer parte da cultura da imobiliária. Vejamos algumas sugestões de como implantar uma administração eficiente de contrato de locação.

1. Tenha processos bem definidos

É impossível gerenciar vários contratos de aluguel sem uma definição e padronização dos procedimentos que envolvem essa demanda. Afinal, são inúmeras as tarefas dessa administração, como:

• a emissão de boletos de pagamento;
• a cobrança das prestações;
• o controle da inadimplência;
• o gerenciamento dos seguros;
• a quitação de taxas referentes ao imóvel;
• o suporte ao inquilino e ao proprietário etc.

Imagine o tamanho do estresse causado pela falta de padronização dessas tarefas. O resultado é uma equipe interna perdida, os clientes insatisfeitos e a redução da qualidade dos serviços prestados. Mas como definir os processos e uniformizar as demandas? A primeira atitude é realizar um diagnóstico visando o reconhecimento das demandas — como as que já foram citadas.

Em seguida, é feito o desenho dos processos. No caso do controle da inadimplência, o gestor elencará o que está envolvido nessa tarefa. Podem ser estipulados, por exemplo, os prazos para que um atraso no pagamento leve um inquilino para a lista de inadimplentes e os tipos de advertências ou multas para esse comportamento.

Então, inicia-se a fase da identificação das melhorias a serem aplicadas nas demandas, com o objetivo de otimizá-las. Podemos apontar como uma atitude inteligente a implantação de tecnologias para a automação das demandas básicas e repetitivas, como a emissão de boletos de pagamento.

Já a quarta etapa engloba a elaboração de procedimentos e instruções de trabalho, ou seja, a criação de um manual que será seguido pela equipe de colaboradores. Algo a ser registrado nesse guia diz respeito às regras de educação para o atendimento aos inquilinos e aos proprietários.

Por fim, começa a fase da capacitação dos colaboradores para que entendem e cumpram os novos procedimentos e as instruções do trabalho. O objetivo dessa prática é garantir que os processos sigam o modelo padronizado e continuem a se aperfeiçoar.

2. Mantenha os documentos organizados

A gestão dos documentos relativos ao contrato de locação precisa ser levada a sério. Essa atitude contribuirá para a fluidez dos processos e evita a perda de prazos importantes.

Por exemplo, imagine que a imobiliária tivesse uma data para apresentar documentos para fins tributários de um imóvel. Devido à desorganização documental, a empresa não encontra os papéis solicitados e “amarga” medidas corretivas da justiça. Por outro lado, organizar os documentos pode dar algum trabalho, mas não se compara a “dor de cabeça” causada pelo sumiço dos papéis.

Atualmente, a grande maioria das imobiliárias possuem a sua massa documental digitalizada, tornando mais prático encontrar as informações. Porém, assim como no arquivo físico, é necessário que os documentos estejam separados em pastas e subpastas identificadas pelo seu conteúdo armazenado.

Servidores em nuvem e arquivos físicos

Para conferir mais segurança, acesso rápido aos dados e um espaço maior para o arquivamento, algumas imobiliárias optaram pelos servidores em nuvem, como o Google Drive. Dessa forma, caso os computadores dos escritórios fiquem indisponíveis, os colaboradores terão como acessar o arquivo virtual por meio do smartphone ou tablet.

Em contrapartida, existem empresas que preferem possuir um pequeno arquivo físico. Nesse caso, é preciso reservar um espaço para os armários que abrigarão os documentos relativos aos contratos de locação. O princípio é o mesmo do arquivo virtual: organizar os papéis por assunto ou setor.

Prazo de descarte dos documentos

Igualmente importante é estabelecer um prazo para o descarte de documentos e evitar o acúmulo do chamado “arquivo morto”. Existem papéis que têm um período específico obrigatório de armazenamento. Então, seria interessante indicar essa data na etiqueta da pasta e respeitar esse prazo de descarte. Desse modo, haverá a redução do tempo perdido com a consulta de documentos sem importância para o negócio.

Ciclo de vida dos documentos

Outra prática eficiente é o estabelecimento de um ciclo de vida para os documentos. Como assim? Por exemplo, os papéis de um contrato de locação que são manuseados com muita frequência farão parte do arquivo corrente virtual ou físico. Na segunda opção, os documentos ficarão em pastas próximas dos colaboradores que os utilizam.

Contudo, os papéis consultados de forma eventual, talvez a cada seis meses ou anualmente, integrarão o arquivo intermediário. Se for físico, podem ficar em caixas-box bem identificadas no local reservado para o armazenamento. Por fim, os documentos que servem de orientação para os procedimentos internos serão incluídos no arquivo histórico nos mesmos moldes de guarda dos intermediários.

3. Formalize a negociação

Os contratos de locação são regidos por diretrizes que precisam ser bem específicas e claras. Para isso, os gestores da imobiliária devem estudar a lei do inquilinato (n0 8.245/91) que regula os direitos e os deveres das partes envolvidas nessa relação contratual. Essa legislação elenca algumas informações obrigatórias na redação do contrato de aluguel para a formalização do documento, como:

• o nome e a qualificação do inquilino, proprietário e, se for o caso, do fiador;
• a descrição e o endereço da moradia locada;
• o valor das prestações do aluguel;
• o índice utilizado e a periodicidade do reajuste da locação;
• a forma de quitação;
• a modalidade da garantia locatícia (seguro-fiança, fiador ou depósito prévio);
• a descrição dos encargos a serem pagos pelas partes (IPTU, taxa de condomínio, água e luz);
• a finalidade do imóvel (residencial ou comercial);
• a vigência do contrato;
• a cláusula que indica a duração do contrato em caso de alienação do imóvel;
• o termo de vistoria com a descrição do estado de conservação da moradia;
• as multas rescisórias e por descumprimento das outras regras contratuais.

Quando tudo está por escrito, as partes ficam protegidas de sanções judiciais e pequenos desentendimentos que desgastam a relação entre a imobiliária e o cliente. Além disso, a empresa tem credibilidade perante o mercado em que atua e gerencia melhor os contratos de locação que possui.

4. Use a tecnologia

Diante de tantas responsabilidades e detalhes que envolvem o gerenciamento dos contratos de locação, nada melhor do que ter ferramentas que facilitem o cumprimento das demandas da imobiliária. Em virtude disso, a tecnologia desenvolveu várias aplicações virtuais que podem ser implantadas na empresa.

Software de gestão

Uma delas é o software de gestão imobiliária que otimiza a administração de inúmeros contratos de locação. Entre as funcionalidades desse sistema, podemos citar a emissão de notas fiscais eletrônicas e o envio delas para a Receita Federal. Além disso, há a automação da declaração de informações sobre atividades imobiliárias (DIMOB).

Outro benefício dessa ferramenta é a confecção do contrato de locação e o controle das pendências relativas a esse documento. Um serviço que gera muito trabalho para os colaboradores é o lançamento das despesas, cobranças e pagamentos de uma locação. Porém, esse tipo de gestão também é feito pelo software.

Algo muito apreciado pelos gestores que utilizam essa ferramenta virtual é a automação das datas relativas às atividades contratuais. Sendo assim, não haverá a perda de prazos importantes, como o de renovação e reajuste dos valores da locação.

Existe também um recurso que integra a comunicação entre a imobiliária e o locatário para a resolução de problemas básicos, como a emissão da segunda via de um boleto, a solicitação de algum reparo no imóvel ou a exigência de um documento. Sem contar a possibilidade de automatizar os relatórios de vistoria por meio do armazenamento virtual das fotos dos imóveis.

Plataforma de divulgação de imóveis

Para os gestores imobiliários que estão focados no aumento do número de contratos de locação, a plataforma que divulga imóveis é a solução ideal para elevar a visibilidade do portfólio da imobiliária.

Um dos recursos dessa aplicação ajuda na criação de passeios virtuais pelas moradias por meio de imagens em 360 graus. Dessa forma, o cliente conhece o imóvel dos seus sonhos e aumenta o desejo de adquiri-lo. Com certeza, o público-alvo da empresa crescerá consideravelmente.

Além disso, essa tecnologia ajuda a imobiliária a ingressar na era da inovação. Atualmente, a captação de clientes é feita com a divulgação de moradias em sites e redes sociais. Ao incluir a realidade virtual na campanha de marketing, a empresa se posiciona no mercado em que atua.

Com essas dicas, os gestores podem sentir ainda mais alegria em ver a sua imobiliária crescer. Para isso, basta que tenham uma boa administração dos contratos de locação. Fazendo assim, o “caminho estará livre” para novos negócios e lucros financeiros.

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